In der heutigen digitalen Ära ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen entscheidend für mehr Effizienz und Genauigkeit. Die manuelle Erfassung von Daten aus Bestellungen und Rechnungen zählt zu den zeitaufwendigsten Aufgaben in vielen Unternehmen. Moderne KI-Technologien vereinfachen und automatisieren diesen Prozess erheblich. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Azure Künstliche Intelligenz (KI) und Power Automate nutzen können, um Daten automatisch zu extrahieren und in einer Datenbank oder einem ERP-System zu speichern.

Einführung in Power Automate und Azure Künstliche Intelligenz

Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow, ist ein Cloud-basierter Dienst, der es ermöglicht, Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten zu automatisieren. Azure Künstliche Intelligenz (KI) bietet fortschrittliche Machine Learning- und kognitive Dienste, mit denen unstrukturierte Daten wie Text und Bilder analysiert und verstanden werden können.

Anwendungsfall: Automatische Datenerfassung aus Bestellungen und Rechnungen

Zielsetzung: Daten aus eingehenden Bestellungen oder Rechnungen automatisch extrahieren und in eine Datenbank speichern. Dies reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit der Datenerfassung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Vorbereitung der Daten
Datenvorbereitung: Nutzen Sie Azure Document Intelligence, um Ihre Daten optimal vorzubereiten. Vordefinierte Modelle sind nicht immer perfekt. Definieren Sie Custom Models, die exakt auf Ihre Daten zugeschnitten sind. Sie benötigen mindestens fünf repräsentative Beispiel-Dokumente.

Datenlabeling: Labeln Sie die relevanten Datenfelder in den Beispiel-Dokumenten mit dem Azure Form Recognizer Labeling Tool, um wichtige Informationen wie Bestellnummer, Datum, Betrag und Kundendaten zu markieren.

2. Modelltraining und Deployment
Modelltraining: Trainieren Sie das benutzerdefinierte Modell mit den gelabelten Daten in der Azure Document Intelligence Umgebung.

Deployment: Bereitstellen des trainierten Modells für die Echtzeitverarbeitung. Azure-Funktionen unterstützen Sie dabei, Integration und Skalierbarkeit zu erleichtern.

3. Automatisierung des Workflows
Trigger beim E-Mail-Eingang: Erstellen Sie einen neuen Flow in Power Automate, der ausgelöst wird, wenn eine neue Bestellung oder Rechnung in einem definierten E-Mail-Postfach eingeht. Legen Sie den Trigger „When a new email arrives (V3)” fest und nutzen Sie ihn. Definieren Sie dazu das entsprechende E-Mail-Postfach. Fügen Sie einen Schritt hinzu, der den Anhang der E-Mail herunterlädt. Nutzen Sie dafür die Abfragen an Document Intelligence über Azure Funktion. Senden Sie das PDF-Dokument an den Azure Form Recognizer und rufen Sie die extrahierten Daten ab. Verwenden Sie dafür eine Azure-Funktion.

Datenbearbeitung (falls nötig): Verarbeiten Sie die extrahierten Daten weiter, falls zusätzliche Bearbeitung oder Formatierung erforderlich ist. Speichern Sie die verarbeiteten Daten in einer Datenbank oder einem ERP-System. Nutzen Sie hierfür die entsprechenden Aktionen in Power Automate.

Vorteile von Azure Document Intelligence

• Präzision und Genauigkeit: Hochpräzise Datenextraktion reduziert die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Dateneingabe erheblich.
• Unterstützung verschiedener Dokumenttypen und -formate: Unterstützt eine Vielzahl von Dokumenttypen, einschließlich Rechnungen, Quittungen, Bestellungen und Verträgen.
• Flexibilität: Benutzerdefinierte Modelle ermöglichen Anpassungen an spezifische Dokumenttypen und Anforderungen.
• Skalierbarkeit: Cloudbasiert und kann große Datenmengen problemlos verarbeiten.
• Integration: Nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie Power Automate und Azure Functions.
• Zeitersparnis: Automatisierung der Datenerfassung spart erhebliche Zeit, die sonst für manuelle Eingabe und Überprüfung aufgewendet würde.

Vorteile der Automatisierung

• Zeitersparnis: Reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
• Genauigkeit: Minimiert Fehler durch den Einsatz von Azure KI zur Datenerfassung.
• Skalierbarkeit: Der Prozess kann leicht an unterschiedliche Volumina und Anforderungen angepasst werden.

Fazit

Die Kombination von Power Automate und Azure KI ist eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung der Datenerfassung aus Bestellungen und Rechnungen. Diese Automatisierung verbessert Effizienz und Genauigkeit, optimiert Prozesse und senkt Kosten. Folgen Sie den beschriebenen Schritten, um schnell und einfach eine automatisierte Lösung zu implementieren, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.