Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit automatisierter Document Information Extraction

Im Rahmen unserer letzten Blogserie zu den SAP AI Business Services haben wir einen Überblick über die verschiedenen Services gegeben, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz zu optimieren. Ein besonders spannender Teil dieser Palette ist der Document Information Extraction (DIE) Service. Für diejenigen, die tiefer in das Thema einsteigen möchten, empfehlen wir einen Beitrag auf unserer Website, die eine breite Einführung in das Thema bietet.

In diesem Artikel werden wir uns speziell mit Document Information Extraction befassen, einer fortschrittlichen Technologie, die die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten umgehen, revolutionieren wird. In der heutigen Geschäftswelt sind schnelle und effiziente Dokumentenverarbeitungsprozesse von entscheidender Bedeutung. DIE revolutioniert die Verarbeitung großer Dokumentenmengen, die wichtige Informationen in Kopfzeilen und Tabellen enthalten.

Was ist Document Information Extraction?

Document Information Extraction ist ein erweiterter Dienst innerhalb der SAP AI Business Services, der die automatische Extraktion relevanter Informationen aus verschiedenen Geschäftsdokumenten, wie z. B. Verbindlichkeiten und Rechnungen, ermöglicht. Diese Technologie stellt nicht nur sicher, dass Rechnungen und Verbindlichkeiten übereinstimmen, sondern vereinfacht auch die Dateneingabe und -verwaltung.

Wie funktioniert es?

Nach dem Hochladen eines Dokuments in den DIE-Service werden folgende Schritte ausgeführt:

1. Optische Zeichenerkennung (OCR): Das Dokument wird mittels OCR analysiert, um Texte erkennbar zu machen.
2. Datenextraktion: Die erkannten Informationen werden aus dem Dokument extrahiert und in eine strukturierte JSON-Datei überführt, auf die der Benutzer einfach zugreifen kann.

Technologische Grundlagen der Document Information Extraction

Die Kernkomponente der Document Information Extraction ist die optische Zeichenerkennung (OCR). Diese Technologie ermöglicht es Computern, gedruckten oder handgeschriebenen Text von eingescannten Dokumenten oder Bildern zu erkennen und in maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Die Effizienz von OCR hat sich in den letzten Jahren erheblich verbessert, dank Fortschritten in der Künstlichen Intelligenz und insbesondere in Deep Learning-Technologien, die es ermöglichen, auch komplex strukturierte Dokumente mit hoher Genauigkeit zu verarbeiten.

Einfluss von KI auf DIE-Systeme

Die Künstliche Intelligenz spielt eine entscheidende Rolle in der modernen Document Information Extraction. Sie wird nicht nur zur Verbesserung der Texterkennung durch OCR eingesetzt, sondern auch zur Identifikation und Klassifizierung verschiedener Datenelemente innerhalb der Dokumente, wie Datumsangaben, Beträge, Adressen und mehr. Dieses intelligente System kann kontinuierlich aus Daten lernen, was dazu beiträgt, die Genauigkeit über die Zeit hinweg zu verbessern und die Anpassungsfähigkeit an neue Dokumentenformate zu erhöhen.

Nutzung der Document Information Extraction UI

Der DIE-Service bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, durch die Benutzer den Service abonnieren, aufrufen und effektiv nutzen können. Diese Benutzeroberfläche erleichtert den Zugang und die Verwaltung der extrahierten Daten, wodurch der Prozess weiter vereinfacht wird.

Vorteile der Document Information Extraction

• Effizienzsteigerung: Automatisierung führt zu schnellerer Verarbeitung von Belegen und verringert die Fehlerquote.
• Qualitätssicherung: Verbessern Sie die Qualitäts- und Compliance-Standards in Ihrer Dokumentenverwaltung.
• Zeitersparnis: Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten erheblich.
• Konzentration auf Kernkompetenzen: Erlauben Sie Ihrem Team, sich auf wichtigere, wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

Praktische Anwendung bei IT-P: SAP Build Process Automation

Bei IT-P haben wir die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch die Implementierung von SAP Build Process Automation auf der SAP Business Technology Platform entscheidend verbessert. Dieser innovative Ansatz verbindet Workflow- und RPA-Fähigkeiten (Robotic Process Automation) in einer benutzerfreundlichen, KI-gestützten No-Code-Erfahrung. Der Prozess zielt darauf ab, die Verarbeitungszeiten zu verkürzen, die Genauigkeit der Datenextraktion zu erhöhen und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen

Der Prozess beginnt mit dem automatischen Scannen von Rechnungsanhängen, die über Microsoft Outlook empfangen werden. Dieser Schritt ist kritisch, da er den manuellen Aufwand eliminiert, der mit dem traditionellen Öffnen und Sortieren von Rechnungen verbunden ist. Nach dem Scannen kommt die KI-gestützte Document Information Extraction ins Spiel, um aus den Rechnungsdokumenten relevante Informationen zu extrahieren.

KI-gestützte Datenextraktion und Genauigkeitsbewertung

Die von der Document Information Extraction extrahierten Daten umfassen typischerweise Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Zahlungsempfänger. Diese Daten werden dann anhand ihrer Extraktionsgenauigkeit bewertet. Rechnungen mit hoher Genauigkeit werden automatisch für die Buchung in SAP S/4HANA vorbereitet, während solche mit niedrigerer Genauigkeit für eine manuelle Überprüfung markiert werden.

Entscheidungsfindung und manuelle Bearbeitung

Die Entscheidungsfindung wird durch „Decision“-Komponenten innerhalb der SAP Build Process Automation Plattform unterstützt, die bestimmen, ob eine Rechnung automatisch oder manuell bearbeitet wird. Rechnungen, die die Genauigkeitsanforderungen nicht erfüllen, durchlaufen einen Genehmigungsworkflow, in dem sie manuell geprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt werden.

Integration und Ergebnisse

Nach der Genehmigung werden die Daten automatisch im SAP S/4HANA System verbucht und die Rechnung als Anhang hinzugefügt. Diese Integration gewährleistet nicht nur eine nahtlose Datenübertragung, sondern auch eine konsistente Datenspeicherung und eine einfache Nachverfolgung. Durch die Einführung dieser automatisierten Lösungen konnte IT-P die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich verkürzen und die Genauigkeit der Datenextraktion verbessern. Darüber hinaus ermöglicht dieser Ansatz unseren Mitarbeitern, sich auf höherwertige und strategischere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt zeitaufwändige manuelle Dateneingaben durchzuführen.

Fazit

Durch die Implementierung von Document Information Extraction in Kombination mit SAP Build Process Automation konnte IT-P die Dokumentenverarbeitung revolutionieren. Dies zeigt das Potenzial dieser Technologien, die Effizienz zu steigern und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren, was letztendlich zu einer besseren Ressourcennutzung und einer höheren Wettbewerbsfähigkeit führt. Es ist an der Zeit, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Dokumente verarbeitet, zu überdenken und zu optimieren.

Mehr Informationen:

Künstliche Intelligenz | SAP Business AI

SAP AI Business Services – Exploit the Full Potent… – SAP Community

SAP Discovery Center (cloud.sap)

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