Marcel Scheerat Senior Project Manager

Marcel Scheerat leitet seit mehr als zehn Jahren IT-Projekte verschiedener Art – von der Einführung unternehmensweiter Applikationen über den Umzug von Rechenzentren bis hin zu Umstellungen aufgrund der EU-DSGVO. Sein Fokus liegt in der Regel auf großen, mehrjährigen Aufgaben. So auch bei IT-P, wo der begeisterte Snowboard-Fahrer als Senior Project Manager seit 2017 an der Planung, Organisation und Steuerung von IT-Projekten arbeitet.

Finden Sie die passende Projektmanagement-Methode
Bei der Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Methode müssen Unternehmen vor allem zwei Faktoren bedenken.
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Die Wahl der Projektmanagement-Methode nimmt großen Einfluss auf den Ablauf unternehmerischer Veränderungsinitiativen. Entscheiden sich Führungskräfte für ein Vorgehen, das nicht zu den Gegebenheiten des Projekts passt, sind Mehraufwand, Verzögerungen, zusätzliche Kosten und Konflikte die Folgen. Im schlimmsten Fall gefährdet eine falsche Methodenauswahl den Erfolg des gesamten Projekts.

Grundsätzlich haben Unternehmen die Wahl zwischen klassischen Planungsansätzen (z. B. PMI oder das VX-Modell) und agilen Methoden (z. B. Scrum oder Kanban), deren Stärken jeweils in bestimmten Situationen zum Tragen kommen. Die Wahl der Projektmanagement-Methode hängt daher stark vom Umfeld ab. Von Bedeutung sind vor allem die Struktur des Projekts und das Mindset der beteiligten Mitarbeiter.

Klassisch und agil – was ist der Unterschied?

Für die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode ist es wichtig, sich noch einmal die zentralen Kennzeichen von Agilität und klassischen Planungsansätzen klarzumachen:

Klassisches Projektmanagement

Viele Unternehmen führen ihre Projekte nach wie vor klassisch-linear durch. Sie entwickeln einen umfangreichen Ablaufplan mit Meilensteinen, festen Budgets, geordneten Strukturen und klaren Hierarchien und arbeiten ihn anschließend sukzessive ab. Dieses „Wasserfall-Vorgehen“ bietet Planungssicherheit, insbesondere was zeitliche Aufwände, Projektergebnisse und Ressourcenverbrauch betrifft. Daher ist klassisches Projektmanagement für Unternehmen attraktiv, die großen Wert auf Kontrolle legen (müssen) und in denen Projekte häufig ähnliche Aufbauten, Abläufe und Ergebnisse haben.

Der Nachteil klassischer Planungsansätze ist, dass sie vergleichsweise unflexibel sind. In der Regel besteht ein hohes Maß an Standardisierung. Zielvorgaben, Budgets und Verantwortlichkeiten sind eindeutig festgelegt. Das erschwert es, bei Bedarf auf veränderte Anforderungen zu reagieren, und führt oft zu erheblichen Mehraufwänden – zum Beispiel, wenn sich Fehler und Probleme erst in der finalen Testphase offenbaren. In komplexen, unsicheren Situationen weist klassisches Projektmanagement daher große Schwächen auf.

Agiles Projektmanagement

Agilität stammt als Arbeitskonzept ursprünglich aus der Software-Entwicklung, hat sich seitdem aber auch in zahlreichen anderen Unternehmensbereichen als Alternative zu klassischen Ansätzen etabliert. Charakteristisch für agile Methoden sind ein hohes Maß an Teamarbeit, Kommunikation und Flexibilität sowie ein starker Fokus auf Kundenanforderungen. Kleine, eigenverantwortlich handelnde Teams arbeiten dabei in kurzen, repetitiven Zeitabschnitten (Sprints) solange an einer Teilaufgabe (z. B. einem Produkt-Feature), bis das Ergebnis den Praxisanforderungen genügt. Ob dies der Fall ist, besprechen die Teams nach jedem Sprint mit Kunden und Stakeholdern.

Agile Methoden eignen sich vor allem für komplexe, schwierige Aufgaben, bei denen Herangehensweise und Ergebnis zu Beginn noch unklar sind. Durch ihren flexiblen Planungsrahmen ist es möglich, veränderte Markt- und Kundenanforderungen umgehend in der Entwicklungsarbeit zu berücksichtigen. Dies führt in vielen Szenarien zu besseren, praxisorientierten Ergebnissen und ermöglicht es oft, Produkte schnell und kostengünstig auf den Markt zu bringen.

Die Flexibilität agiler Methoden hat jedoch einen Preis, denn sie bringt Unsicherheit mit sich – sowohl bezüglich der Ergebnisse als auch hinsichtlich Termine, Budgets, Ergebnisse und Vorgehensweisen. Zugleich kann es durch den hohen Bedarf an Abstimmung und Kommunikation zu Mehraufwänden kommen, die das Projekt verzögern.

Darüber hinaus – und diesen Punkt sollten Entscheider niemals unterschätzen – basiert Agilität auf Prinzipien und Werten, die Teil der Unternehmenskultur werden müssen. Bestehen hier Diskrepanzen, kann das Teammitglieder verunsichern und die Koordination von Projekten erschweren.

Das Cynefin Modell - Projektmanagement als eine Frage des Lebensraums

Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Methode müssen Entscheider sich immer vor Augen führen, welche Strukturen ihr Projekt und dessen Umfeld prägen. Orientierung hierfür bietet das Cynefin-Modell, das der walisische Wissenschaftler Dave Snowden 1999 entwickelte, um Situationen und Systeme zu beschreiben. „Cynefin“ stammt aus dem Walisischen und bedeutet „Lebensräume“. Hiervon hat Snowden vier Arten definiert:

Cynefin Modell

  • Einfache Lebensräume: In einfachen Situationen sind Lösungen im Problemfall klar ersichtlich. Stellen Sie beispielsweise fest, dass Ihr PC streikt und kein Stromkabel eingesteckt ist, wissen Sie sofort, was zu tun ist.
  • Komplizierte Lebensräume: Komplizierte Situationen erfordern es, sich einen Überblick zu verschaffen und anschließend zu handeln. Haben Sie zum Beispiel ein Problem, bei dem Sie nicht weiterwissen, fragen Sie entweder einen Experten oder suchen im Internet nach einer Lösung. Diese Lösung mag sich als eindeutig erweisen, aber aus Ihrer Sicht ist sie nicht sofort erkennbar. Viele Anwenderprobleme im IT-Bereich fallen in diese Kategorie.
  • Komplexe Lebensräume: In unübersichtlichen Situationen gibt es mehr als eine Lösung. Erhalten Sie beispielsweise den Auftrag, den Software-Stack Ihres Unternehmens neuzuordnen, kostet es Sie vermutlich mehr als einen Versuch, eine Konsenslösung zu finden. Bis dahin müssen Sie Recherche betreiben, Programme testen, mit Kollegen diskutieren und sich allmählich einer Lösung nähern.
  • Chaotische Lebensräume: Chaotische Situationen erfordern schnelles Handeln. Eine Reflexion der Vorgehensweise ist erst im Nachhinein möglich. Geht zum Beispiel ein Zulieferer insolvent, müssen seine Kunden so schnell wie möglich eine alternative Beschaffungsquelle finden. Ob es sich langfristig um die beste Lösung handelt, ist erst einmal zweitrangig. Die Entscheidung muss jetzt getroffen werden, sonst droht ein Produktionsengpass.

Snowdens Modell ist eine wertvolle Hilfe, wenn es darum geht, Struktur und Charakter eines Projekts im Vorfeld zu bewerten. Diese Indikatoren geben Rückschlüsse darauf, welche Projektmanagement-Methode geeignet ist:

  • In einfachen und komplizierten Lebensräumen gibt es eine klare Lösung, die es zu erarbeiten gilt. Für solche Projekte sind klassische Ansätze mit ihren detaillierten Projektplänen und Prozessen oft die bessere Wahl.
  • Komplexe und chaotische Lebensräume sind von einem hohen Maß an Unsicherheit bezüglich Vorgehensweise und Ergebnis geprägt. Agile Methoden ermöglichen es, in diesem Umfeld flexibel zu handeln und Resultate in Absprache mit Kunden und Stakeholdern zu erarbeiten.

Lebensräume können sich verschieben

Es ist durchaus möglich, dass sich der Lebensraum Ihres Projektes mit der Zeit ändert. Eine Situation, die zunächst kompliziert erscheint, kann sich zum Beispiel im Projektverlauf als komplex erweisen. Daher auch das Fragezeichen-Symbol in der Mitte von Snowdens Modell. Es verdeutlicht, dass Sie manche Projekte nur bis zu einem gewissen Grad planen können. Daher bietet es sich an, agile Methoden auch in klassisch durchgeführten Projekten zumindest punktuell einzusetzen (z. B. für wichtige Teilaufgaben).

Projektmanagement hängt auch vom Team ab

Ein Punkt, der bei der Auswahl von Projektmanagement-Methoden teilweise unterschätzt wird, betrifft das Mindset der beteiligten Personen. Das gilt insbesondere für Projekte, in denen Führungskräfte Mitarbeiter in agile Teams einteilen, die fortan die neue Arbeitsweise übernehmen sollen.

Agile Arbeitsweisen zeichnen sich unter anderem durch Eigenverantwortung und Selbstorganisation aus. Mitarbeiter erhalten wesentlich mehr kreativen Spielraum und Entscheidungsgewalt, müssen aber auch den Willen und die Fähigkeiten mitbringen, damit umzugehen. Menschen, die in solchen Teams erfolgreich arbeiten, verfügen also einerseits über fachliches Wissen, andererseits aber auch über die notwendigen Eigenschaften.

Bereits vor dem Projekt sollten sich Führungskräfte fragen, ob ihre Mitarbeiter für agile Arbeitsweisen in Frage kommen. Das ist wichtig, denn wenn sich im Projektverlauf zeigt, dass ein Teammitglied nicht mit den neuen Methoden zurechtkommt, kostet die Korrektur Zeit und Ressourcen.

Hybride Ansätze bieten einen Kompromiss

Kann ein komplexes Projekt nicht vollständig agil durchgeführt werden, gibt es Zwischenlösungen, die Elemente aus klassischen und agilen Vorgehensweisen kombinieren. Vor allem in großen, langfristigen Projekten setzen wir bei IT-P bei Bedarf auf einen Hybrid-Ansatz:

Das Reporting nach außen erfolgt wie im klassischen Projektmanagement. Das gibt internen und externen Stakeholdern ein Gefühl von Kontrolle und Sicherheit.

Die Entwicklungsarbeit führen wir in Teil-Projekten bei Bedarf agil durch. Denkbar ist zum Beispiel, wichtige Produkt-Features in mehreren Iterationen und in enger Abstimmung mit dem Kunden zu entwickeln. Das Risiko bei Festpreis-Gewerken tragen in diesem Fall wir: Dauert die Entwicklung des Features länger als geplant, ergeben sich für den Kunden keine Mehrkosten.

Fazit

Klassisches und agiles Projektmanagement haben ihre Stärken und Schwächen. Daher ist es schwierig, pauschal eine Methode zu nennen, die für Ihr Projekt geeignet ist. In diesem Beitrag haben Sie die entscheidenden Faktoren kennengelernt, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen müssen:

  • Einerseits muss die Projektmanagement-Methode zu den Strukturen und Aufgaben Ihres Projekts passen. Das Cynefin-Modell hilft Ihnen dabei, Ihre Situation im Vorfeld einzuschätzen und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen.
  • Andererseits passt nicht jede Methode zu Ihren Mitarbeitern. Entscheiden Sie sich für ein agiles Vorgehen, müssen Sie dafür Personen mit den passenden Fähigkeiten und dem richtigen Mindset auswählen.

Von Bedeutung für die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode sind nicht zuletzt die hierarchischen Strukturen im Unternehmen. Ob ein agiles Framework überhaupt in Frage kommt, hängt auch davon ab, inwiefern die Führungsetage den damit verbundenen Kontrollverlust in Kauf nimmt. Scrum-Teams arbeiten beispielsweise eigenverantwortlich an ihren Zielen und besitzen im klassischen Sinne keine Vorgesetzten. Stattdessen werden sie von einem Produktverantwortlichen (Produkt-Owner) sowie einem Methodenverantwortlichen (Scrum Master) unterstützt. Diese Form der Arbeit müssen Führungskräfte anerkennen und unterstützen.

Sie fragen sich nun, "Wie agil sollte meine Projektmanagement-Methode sein?" dann nutzen Sie unseren Fragebogen für eine schnelle Orientierung.

 

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